学校财经制度
南通大学会计电算化管理暂行办法
发布日期: 2010-05-17 录入员: 浏览次数: {浏览次数}

 通大处财[2009]8

为加强会计电算化管理,规范会计人员操作行为,确保会计信息系统运行安全与稳定,根据《中华人民共和国会计法》、财政部《会计电算化管理办法》、《会计电算化工作规范》和《江苏省省属高校会计电算化管理规定》等财经法规,结合工作实际,特制定本办法。

第一章 岗位职责及权限设置

第一条 从事会计电算化系统操作的人员,必须具有良好的会计职业道德、熟悉会计业务和计算机操作知识与技能,并取得会计从业资格证书

第二条 会计电算化所有操作人员应有严格的权限设置,其操作权限应与岗位职责相一致,并符合内控制度要求。人员岗位变动后,须及时办理操作权限调整手续。

第三条 会计电算化操作人员包括财务负责人、系统管理员、账套主管人员、科室负责人、审核制单人员、复核记账人员、出纳人员、档案管理人员等。各类操作人员必须各负其责,恪尽职守,在规定的权限范围内使用财务软件。具体岗位职责及基本操作权限如下:

一、财务负责人:全面负责会计电算化的组织实施和管理工作。电算化分管处长负责审定会计人员的操作权限设置,监督检查会计电算化操作规范的执行。

基本操作权限:科目项目查询、凭证查询、工作量统计、账表查询。

二、系统管理员:负责系统的日常维护及主机房的管理工作;按照人员分工和权限设置方案,在系统中进行操作权限设置;负责会计科目、经费项目等信息的初始化设置和系统数据的年度结转;定期或不定期地检查软件和会计数据的平衡性;做好日常备份及电子数据的归档工作。

基本操作权限:科目项目管理、辅助账初始化、凭证管理、账表管理、系统维护、对账管理。

三、账套主管人员:负责制定会计科目、项目的初始化设置及调整方案;定义会计账簿格式;监督日常会计账务处理,指导本账套的会计核算业务;对确需撤消记账的凭证进行合理性撤消并登记台账。

基本操作权限:科目管理、凭证管理、账表管理、系统维护(平衡检查、自由报表、账本定义对账管理。

四、科室负责人:负责本科室相关业务的会计电算化管理,提出本科室人员的权限设置方案,监督科室人员操作系统的规范性,发现问题及时制止纠正。

基本操作权限:科目项目查询、凭证查询、工作量统计、账表查询、对账管理、无现金报账银行管理及凭证签署、催款单查询。

五、审核制单人员:负责审核原始凭证的合规性、完整性、准确性,根据规定和要求录入凭证,在权限范围内查询相关会计科目、经费项目及其他辅助信息。

基本操作权限:凭证录入、凭证查询、账表查询、科目项目查询。

六、复核记账人员:及时复核已录入的凭证,确保科目、项目、金额、银行卡账号、户名及开户行等内容的正确性,发现错误立即通知审核制单人员更正。

基本操作权限:凭证复审、凭证查询、账表查询、科目项目查询。
七、出纳人员:按已复核记账凭证的金额、银行卡账号、户名及开户行等内容进行付款审核,确认无误后在设定的额度内进行付款。

基本操作权限:科目项目查询、凭证管理(查询、出纳审核、现金凭证审核)、账表查询、无现金报账系统付款、无现金报账系统银行管理

八、档案管理人员:负责会计凭证、账表和电子数据等会计档案的归档、保管、移交以及调阅工作。

基本操作权限:科目项目查询、凭证查询、账表查询。

第四条 因工作需要,须增加相关操作权限者,由所在科室提出申请,经分管处长同意后,方可交系统管理员实施。

第五条 电算化分管处长应定期或不定期检查财务系统权限设置情况。

第二章 操作管理规程

操作人员应熟练掌握会计电算化的基本操作规程,按规定进行规范操作。

(一)在服务器运行正常的情况下,按正确的开关顺序操作计算机,每天工作结束后应及时关闭计算机及电源。

(二)严格按系统规定的程序进行操作,妥善设置财务系统登录密码,不得泄漏、遗忘或告诉他人。

(三)在财务系统运行过程中,操作人员如需离开工作现场,必须在离开前退出系统,以防止其他人员越权操作
第七条 会计电算化操作人员应熟悉并掌握本岗位的操作规程。具体操作规程如下:

一、财务负责人

(一)制定本单位的会计电算化操作规程。

(二)定期检查系统管理员等关键岗位的操作规程。

二、系统管理员

(一)对系统操作密码实行分级、分类管理,检查监督操作人员加强对各类操作密码的管理。

(二)在会计年度开始进行账务系统初始化时,必须凭会计核算管理部门和预算管理部门制定的会计科目、经费项目、账簿、报表等信息的初始化设置或调整方案实施处理。

(三)会计年度中对已制单或记账的会计科目、经费项目不得修改或删除。经常检查会计数据是否平衡,每月不得少于一次。

(四)会计年度终了后的一周内完成账务系统的所有会计科目和经费项目等数据的年终结转,保证数据检验平衡、正确和一致。

三、账套主管人员

会计年度终了前,对次年需要调整的会计科目和项目,须制定初始化设置或调整方案,报经分管处长同意后交系统管理员实施。同时,对年初余额与上年余额进行核对,确保数据准确无误。

四、科室负责人

根据无现金报账系统的操作管理要求,及时申请对记账有误的凭证进行撤消,督促相关人员进行更正;对超出出纳人员支付权限的大额资金进行审核,确认无误后解除密钥,将记账凭证交出纳人员进行转账付款。

五、审核制单人员

不得擅自申请对已复核记账的凭证进行撤消,如发现输入错误,应通过红字凭证更正法来更正,先冲销原记账凭证,并在发现时间录制正确的记账凭证。

六、复核记账人员

及时记账当天录入的凭证,对发现问题暂时不能记账的凭证原则上应在三个工作日内处理完毕,确保系统数据的完整、正确。

七、出纳人员

每日业务终了后打印现金和银行存款日记账,核对现金、银行存款、POS机等余额数,核对无误后有关人员方可下班。并及时将银行回单归入相应的记账凭证。

八、档案管理人员

及时将电子档案妥善保管在不同的地点,做好防磁、防火、防盗、防潮和防尘工作。光盘上的财务数据必须定期复制,严防毁损、散失。查阅会计档案和财务系统数据,必须履行有关手续,经领导批准后登记会计档案调阅簿,严禁未经授权将财务数据拷贝出系统。

第八条 电算化网络中所有计算机设备应专人专用,使用人员负责做好对设备的日常保养,保持设备清洁,切实做好防火、防水、防尘、防磁等工作。系统操作过程中如发生故障,应立即报告提请处理,重大故障应由系统管理员向财务负责人汇报。

第九条 非会计电算化操作人员未经许可,不得在网络终端上使用财务系统和查阅有关数据资料。任何人不得进行硬盘分区和格式化、删除目标文件操作等。

第三章 系统维护与安全控制

第十条 根据学校有关规定,财务处将服务器托付学校专用机房管理。会计电算化管理部门应定期对财务专用网络作全面检查,发现问题及时处理。

第十一条 为确保财务软件和会计数据的安全、保密,任何人不得擅自将财务系统与其他网络相联接,终端机USB等接口一律封闭,确保财务网络系统的封闭运行。

第十二条 系统管理员应每日检查电源、服务器等设备的联通情况,测试电算化网络运行是否正常。对系统操作运行过程中发生的故障,必须到场组织排查。同时,对重要事项进行台账记录,记录操作人、操作时间、操作内容、故障情况等。对重大故障发生要有应急预案,一旦出现异常情况,立即报告财务负责人,并尽快想方设法予以解决,恢复系统运行。

第十三条 加强计算机病毒防范,采取有效措施杜绝病毒侵害的各种途径。系统管理员要定期对计算机进行病毒检查,发现病毒及时全面清除。

第十四条 财务处会计电算化管理部门对财务系统软件、硬件换代升级及重大软件维护项目必须报请财务负责人批准,以保证会计数据的安全、连续、完整。

第十五条 制定会计数据和系统程序操作的安全性、保密性措施,任何人不得随意改变系统工作环境,严禁非法修改和删除。

第十六条 系统管理员必须每日备份系统数据。正确设置系统备份功能,采用异地双备份方式,妥善保存在不同地点,并定期检查存储情况。年终,将备份的数据刻录成双份光盘,移交档案管理人员归档保管。

第十七条 财务处会计电算化管理部门应妥善保管整套会计电子文档资料和财务软件程序等档案,保管期截止于该软件停止使用或有重大更改后五年。

第十八条 根据工作需要,财务处应定期组织对会计人员进行电算化知识和技能培训,提高会计人员操作水平。

第四章 附则

第十九条 本管理办法由财务处负责解释。

第二十条 本办法自公布之日起实施。2006年由财务处发布的《南通大学会计电算化内部管理制度》(通大处财[2006]4号)自本办法执行之日起废止。

○○九年十二月二十八日