学校财经制度
南通大学财务处内部安全管理规定
发布日期: 2010-05-17 录入员: 浏览次数: {浏览次数}

通大处财[2009]7号


财务处是管理学校资金的专门机构,对资金、会计数据、会计资料的安全负有主要责任,每一位同志都应该高度重视。现根据上级有关规定和本处的实际情况,特制定内部安全规定如下:

一、安全责任制规定

为加强安全管理工作,财务处内部实行安全责任制。科室为安全责任单位,科室负责人是本部门安全工作主要责任人,岗位工作人员是安全工作的直接责任人。其职责如下:

处长负责全处安全制度的制定、组织讨论、宣传教育等工作。分管处长负责分管科室安全工作制度执行的督办和抽查,其中每学期抽查不低于两次,发现问题要及时采取补救措施,提出处理意见。科长负责本科室安全工作制度的落实、分工、管理和检查,出现问题及时组织有关人员查明原因,把损失降到最低限度。各个岗位的责任人负责本岗位安全制度的贯彻执行,及时发现安全隐患,并提出安全工作的改进建议。安全工作将作为年终部门和个人考核的重要内容之一。

二、现金安全规定

1、各校区现金出纳岗应按照国家现金管理条例办理每笔业务。

2、出纳人员每天下班前应结账并核对库存现金。结账时发现短款或长款要及时报告科长或校区财务办公室主任,必要是发动本部门人员帮助查找,发生短款者原则上责任自负。库存超过限额的应该及时缴存银行。特殊情况,报分管处长进行特殊处理。

3、假期值班、其他人员临时代岗或代为保管现金,都应该办理书面交接手续。柜面收付现金应做到双方当面点清。

4、非工作时间现金应放入保险箱,不得放入办公桌抽屉,保险箱内的小钱箱应该使用专用锁,保险箱钥匙应该随身携带,保险箱密码要经常打乱重置,号码一份封存,一份交科长或校区财务办公室主任保管。

5、各校区的保险柜由校区财务办公室主任指定专人管理并设立代保管登记薄,其他同志临时或长期存放的资料存入、领出必须登记,存放现金或钱箱应经校区办公室主任同意并封存或上锁。属于私人的现金和有价证券一律不得存放。

6、外币现钞,按人民币安全管理规定执行,并按学校规定的额度,登记入账,专人保管。

三、银行存款安全规定

1、资金结算中心负责统一管理全校银行存款及账户。银行出纳岗应该遵循国家对银行账户管理规定办理收付业务,严禁出租、出借银行账户。

2、银行出纳人员应根据审核通过的原始凭据开出支票,支票印鉴实行两人分管,盖第二枚印章的人员对开出的支票数字和原始凭据要认真核对把关。

3、空白支票由专人负责保管并建立支票领用登记簿。凡通过银行转账付款的,付款日期、收款单位必须和原始发票或合同条款一致,领取人应该在支票存根联签留姓名和身份证号码。空白支票原则上不得对外领用,我校工作人员因特殊情况确需领用者,须经资金结算中心负责人审核批准后方可领用空白支票,空白支票必须填写日期、限额,限额位前要添加“¥符号。

4、因故需要重新开出支票的必须将作废支票收回,附在新开支票存根的后面,作废支票号码应剪下粘贴在支票领用本上。

5、凡银行账户月终都要进行对账,由对账人员按规定编制银行余额调节表,经资金结算中心负责人审核签字后存档。年终时外部银行对账单及调节表经处长审核签字后由资金结算中心统一装订归档。各校区内部对账单及调节表年终由会计核算科统一装订,与账本一起归档。

四、有价证券的安全规定

学校的有价证券主要有:大额存单、对外投资协议(合同)等。

1、有价证券由专人负责登记、保管,并建立有价证券登记台账,每月和账面余额进行核对,做到账账相符、账实相符。办理有价证券必须由财务处人员到金融机构柜台办理,不得完全交由银行人员或其他人员单独办理。

2、有价证券变现时应该由保管人和登记人一同办理,办理销账手续时应注明变现时间、凭证号码。有价证券增加时,严格遵循入账手续,必须将有价证券复印件附在凭证后。

3、分管处长不定期对有价证券进行检查、核对,每年年终登记人要提供有价证券资料编入年度资料汇编。

五、办公室钥匙和设防安全规定

1、每位财务处人员掌管的办公室钥匙、公章、印鉴都应该登记备案。凡人员变动,钥匙全部交到财务管理科。每位人员必须管好本办公室及办公桌、橱柜、保险柜的钥匙。

2、各科室每天要指定专人负责办公室的锁门、设防、解防工作;假期另行安排。特别重要的保管场所必须实行双人到场开启的管理制度。

3、存放资金或重要资料的办公室,人员离开时必须随时上锁。下班后工作人员不得个人或带人在办公室做与工作无关的事情。办公室钥匙严禁转让给处以外人员。

4、凡办公室锁、钥匙损坏或丢失,应及时报告科室负责人,并采取应急措施(因个人原因造成公物被盗、丢失,由个人负相关责任并承担损失)。

六、票据安全规定

1、各种收款收据和有价空白票据,要严格管理,实行专人统一购买、印制、登记、缴销等。

2、票据使用人必须按规定办理领用手续,按照规定正确使用票据,对领用的空白票据负有安全保管责任。

3、每本收据,应该在存根联注明入账凭证号和入库金额。财政收费收据50份装订一本。交纳存根联时,由票据保管同志核对无误后再办理缴销手续。

4、每年年终对领用的所有收据进行催缴、清理。不论是否用完, 1231 前都要缴回,次年再办理领用手续。

5、需要先开收据、后收款的业务,必须附收款业务证明单并经处领导批准后办理,同时开票人必须在存根联签收并注明款项到账日期。

6、每年三月,国有资产管理办公室须组织人力对上年缴回的收据存根进行检查验收,并将验收结果汇入财务资料,存根仍然交票据管理员单独保管。

七、计算机管理安全规定

1、 财务处所有计算机及配套设备由系统管理员根据财务管理需要统一调配使用,并按规定安装与工作有关的系统和软件。任何人不得随意拆卸所使用的电脑设备。

2、 操作人员在服务器运行正常的情况下,必须按正确的开关顺序操作计算机;严格执行各项电算化操作规程,按系统规定的操作程序进行操作;在会计系统运行过程中,操作人员如果离开工作现场,必须在离开前退出系统,以防止其他人员越权操作。

3、电算化网络中所有计算机设备,专人专用,实行谁使用、谁保管、谁负责的责任制,其他人员不得使用;切实做好防火、防水、防尘、防磁、防盗工作,严禁在计算机上安装、使用游戏和视听光盘;除系统需要外,任何人不得进行硬盘分区和格式化、删除目标文件操作等。

4、财务处主机房的服务器、不间断电源、网络交换机等设备由系统管理员负责,并保持室内清洁卫生,禁止存放易燃易爆等不安全物品;服务器除系统管理员外,其他人员不得操作。系统管理员因事外出,后备同志应负起系统管理员的责任,保证网络与各终端运行正常,每天下班前应做好双备份工作。

5、连接财务专网的终端原则上全部拆除软驱和光驱等外设,不得挂接USB等接口的储存设备,个别特殊岗位需要保留的应经过财务处领导同意,并严防外来病毒的入侵。

6、系统操作过程中发生故障,应立即报告系统管理员,并进行故障登记,详细记录故障发生的情况,重大故障应向财务负责人汇报;操作故障的排除,系统管理员必须到场,并组织实施。

7加强计算机病毒防范,采取有效措施杜绝病毒侵害的各种途径。每台计算机都必须安装杀毒软件,开机时应立即运行杀毒软件实时监控程序,使用外来软、光盘须先进行查杀毒处理,并定期对计算机进行病毒检查,发现病毒及时全面清除。

八、审核复核的安全规定

1、所有报销凭证的审核,首先应检查是否有相应的经费项目和经费指标,然后对原始单据的真实性、完整性、准确性以及财务手续等几大要素进行把关,并按会计制度编制会计凭证,简明、准确地书写摘要,注明附件张数。

2、物资采购付款时,要严格按合同办理,尾款支付时,要附有使用部门质量认可书。

3、大中修缮、基建项目的付款,应依据合同、协议逐笔支付进度款,同时按此金额开出正式发票。审计前的付款不得超过合同额的70%。凡有变更项目,需职能部门出具书面报告,由分管校长签字批准,方可办理款项支付,最后一次付款时必须提供审计报告。

4、凡满10000元的票据报销需经分管校长签字。

5、调账需要附书面说明,并经财务处长批示,特殊业务需要附详细报告经分管校长批准进行账务处理。

6、财务处人员工作中实行回避及内部牵制制度,任何人员不得为自己的直系亲属办理审核、签字、盖章、创收分配等手续。财务处任何人员不得超越权限单独办理会计业务,必须遵循审批、审核、复核等有关工作流程,对违反规定者将追究责任。

九、会计档案和资料的保管安全规定

1、各校区、各科室的会计档案实行专人管理,并接受学校档案馆的工作指导和检查。原则上各科室指定专人保管当年的会计档案,一年以上的凭证、账簿、报表等统一移交学校档案馆保管。

2、档案管理人员应及时整理会计档案,并立卷、装订成册,分门别类地建立目录并编号,编制会计档案保管清册,在保管期内不得丢失、损毁。

3打印输出的纸质档案必须装订成册并加具封面,记账凭证必须附全原始凭证,凭证、账簿必须连续编号并经审核签字后,归档保管。

4、 财务数据应每日备份,并做到硬盘和软盘的双备份,妥善保存在不同地点,定期检查存储情况;备份资料要妥善保管,且要做好防磁、防火、防盗、防潮和防尘工作,磁性存储介质必须定期复制,严防毁损、散失。

5、所有的会计档案应设立专门的房间、专柜和账簿,由档案管理员随时登记收入时间、存放位置、借阅及归还等事项,以保证会计档案完整、准确、系统。

6、对于上级来文和校内文件必须及时交领导阅示,并按学校有关规定传阅、保管和归档,年终分类装订成册。

7、财务处的所有人员对会计档案和文件资料(包括计算机内存文件)负有保密责任,原则上不接受外单位的档案查询,学校内相关部门查阅档案资料,必须按规定办理有关手续。

十、结束语

安全工作是财务处内部管理一项十分重要的工作。日常工作中应时刻保持很强的安全意识和良好的安全习惯,每位同志对所在办公室的电源、门窗、橱柜、计算机、空调等负有不可推卸的安全管理责任。因失职、渎职、违规操作规程等造成损失者,将根据情节轻重追究科室负责人、当事人的相关责任。